Дистанционка 2020. Как организовать рабочий процесс

07.10.2020

22:06

Самоизоляция закончилась, однако вторая волна коронавируса, о которой уже вовсю говорят на Западе, судя по всему, совсем скоро накроет и Дальний Восток.

Будет ли опять введен локдаун – пока неясно. К тому же, многие компании, оценив масштабы экономии на аренде и коммунальных платежах, даже после окончания самоизоляции оставили часть сотрудников «на удаленке». Разумеется, только тех, кто может выполнять свои обязанности дистанционно. Однако такой формат работы сложно контролировать. Да и работоспособность сотрудников при этом оставляет желать лучшего. Но есть инструменты, которые призваны помочь организовать работу вне офиса.

По данным РБК, компаниям, перешедшим на удаленную работу, на коммунальных платежах удалось сэкономить 7-10% (вода, электроэнергия, интернет), снизились расходы на обслуживание офисов на 25-30% (канцелярия, расходные материалы для оргтехники, питьевая вода для работников и т.п.).

В чем проблема?

Все бы ничего, только не все компании знают, как искоренить главный «бич» удаленной работы – низкий уровень контроля над рабочим процессом. В тех случаях, когда продукт труда выдается быстро, проблему можно выявить до того, как она разрастется.

К примеру, сотрудник должен подготовить и передать документы заказчику в течение двух часов, но не сделал этого – антирезультат виден сразу. А что делать, если, к примеру, менеджер должен был заказать некие материалы в течение недели, но о его бездействии стало известно лишь к пятнице?

Решение есть!

Вот наиболее полезные инструменты, которые могут помочь в организации работы без офиса.

Сервис Trello и ему подобные. С помощью этой системы можно отслеживать каждый этап выполнения проекта. Прелесть такого сервиса состоит в том, что можно осуществлять просмотр нескольких, одновременно запущенных проектов и их состояние в данный момент. Интерфейс достаточно прост и понятен. Более простой вариант для небольшой компании в 5-10 человек – гугл-документ, где проект разделен на мелкие задачи, указаны ответственные за каждый пункт и есть графа для отметки о выполнении.

Яндекс.Касса (аналоги МойСклад, Мое Дело) – сервис для приема платежей как от физических, так и от юрлиц. Фактически это карманная бухгалтерия, с помощью которой можно проводить простые операции. По запросу сервис может выдать аналитику – сформировать ваш средний чек, объемы платежей и другую полезную информацию. Сервис интегрируется с онлайн-кассой в соответствии с Федеральным Законом № 54. Все данные о транзакциях и отчетную документацию Яндекс.Касса передает регуляторам самостоятельно.

TeamViewer (аналоги Windows Remote Desktop Connection, AeroAdmin, Chrome Remote Desktop) – программа для удаленного подключения к компьютеру. Полезна в том случае, если информация, необходимая для работы команды сотрудников, часто обновляется. В таком случае она может аккумулироваться на офисном компьютере, который, по сути, становится сервером. Таким образом тоже можно отслеживать активность сотрудников – по времени выкладки файлов, например.

Мы не стали упоминать такие очевидные инструменты, как приложения для онлайн-конференций и мессенджеры. Проводить весь рабочий день в режиме видео-конференц-связи достаточно накладно и неэффективно.

Те, кто спал с закрытыми глазами в офисе, с таким же успехом могут это делать и под прицелом видеокамеры. Поэтому периодически устраивайте встряску сотрудникам, если вы начальник, и самому себе — если вы подчиненный.

™️

Информационные ресурсы AURORA